将复杂的大项目分解成一个个小目标，然后再将这些小目标分解成更多的小任务，是项目经理的工作重点之一。

这虽然听起来似乎很简单，但项目计划很容易受其他因素影响而变得错综复杂、难以按计划进行，最后导致无法实现。项目经理想要保持项目计划简单可行，项目时间表正是有用的工具。


什么是项目时间表？

项目时间表是任务、里程碑和截止日期的可视化表示，按照其在整个项目中必须完成的先后顺序排列。

时间表提供了项目生命周期的鸟瞰图。因此，项目经理和团队成员能够了解各项活动的顺序、持续时间以及它们之间的联系（也称为依赖关系）。

如何用5个步骤创建项目时间表

一开始创建项目时间表可能会让人望而生畏，但将其分解为易于管理的步骤可以简化这一过程。具体怎么做？以下5个步骤，可以帮助项目经理建立一个有效的时间表，确保项目不偏离正轨及范围。

第 1 步：确定项目范围和目标

在规划路线之前，先要了解目的地。首先，要明确定义项目范围和目标，即项目范围说明书。你的目标是什么？交付成果是什么？了解这些要素，可以为需要完成的任务和设定的里程碑提供指导。在这一阶段，请与团队和利益相关者进行沟通，让每个人都能达成共识。

项目范围说明书的内容应包括：
● 为实现关键可交付成果而必须完成的任务的描述
● 每个任务的预期持续时间
● 在其持续时间内完成这些任务所需的资源

第 2 步：将项目分解为任务和子任务

目标确定后，下一步就是将项目划分为易于管理的任务和子任务。这种细分使项目更容易理解，有助于确定实现项目目标的所有必要步骤。每项任务都应有明确的产出，并可分配给团队成员。

做到这一点的方法是，将项目划分为若干阶段。比如，对于视频制作拍摄，可以这样划分：
● 概念开发
● 前期制作
● 视频拍摄
● 后期制作

然后，将每个阶段进一步细分为任务、子任务和受让人。

第 3 步：估算工期并分配资源

接下里，估算每项任务需要多长时间才能完成，并分配必要的资源。请准确确定项目每个阶段所需的技能、材料和预算。

尽量切合实际地进行估算，并考虑类似项目的历史数据来指导项目规划。

第 4 步：选择项目时间表的形式

选择最适合项目的可视化时间表（甘特图、看板等）。考虑任务、依赖关系以及需要如何分配资源，然后确定最适合的呈现形式。一定要考虑与项目假设相关的所有风险，以及最容易根据这些潜在风险进行调整的格式类型。

在这个阶段，绘制依赖关系图非常有用。它可以帮助你确定哪些任务可以同时进行，哪些任务需要在其他任务开始之前完成。在制定计划时考虑到这一点，就能在项目时间限制内最大限度地提高团队的产出。


第 5 步：使用项目管理工具

要想在时间表上获得最高的效率和监督，将项目管理软件集成到规划流程中将非常有价值。使用数字化解决方案可以让团队中的每个人都更容易访问时间表。项目经理可以立即进行调整和沟通，而无需在每个人的日程表上安排更多的会议。

8Manage PM 是一款专为满足项目型企业的业务需求而设计的项目管理工具，提供专为管理项目时间表而开发的全面功能。借助 8Manage PM的计划功能，项目经理可以轻松分配资源、创建时间表，并避免重叠项目之间的日程冲突。下面来看看8Manage PM关于时间管理方面的优势：

● 时间线视图

使用8Manage PM的时间线视图计划功能，项目经理可以一目了然地计划和查看所有项目时间线。8Manage系统界面简单易用，通过简单的拖放功能，只需点击几下就能调整时间线和添加新活动。

借助该视图，管理者就可以同时监督多个项目，找出重叠之处，或缩小到单一项目视图，以便更专注地开展工作。这些功能可以项目经理快速制定切实可行的详细时间表，以便团队按时交付关键交付成果。

● 资源负载图

8Manage PM还提供人员视图计划功能，旨在帮助项目领导者智能地管理团队能力，同时不会增加他们的工作量。

通过简单的可视化指标，管理者可以了解团队成员每天的工作量。如果团队成员在某一天的时间已分配完毕，人员视图会用特定复选标记表示。如果他们有空闲时间，则会以纯文本形式显示他们已安排的小时数。如果他们的时间超额，则会以明显颜色显示。

使用人员视图功能，项目经理可以更好地平衡团队的工作量，防止工作倦怠。

● 时间跟踪

除了建立时间线，项目经理还可以在项目启动后使用8Manage PM优化团队的时间管理。

在8Manage PM项目管理工具中，可以实时跟踪时间，也可以在任务完成后记录时间。这些记录与项目预算和8Manage的报告功能相关联。这意味着，当团队记录计费工时时，预算实际工时就会更新，以反映他们的时间成本，让管理者可以准确地向客户开具发票，并在需要时加价，从而获得利润。

此外，将预算与时间跟踪连接起来，还有助于识别超支，并在超支产生负面影响之前加以缓解。